Бизнесмены-клиенты Сбербанка смогут хранить финансовую документацию в электронном виде

Сбербанк вновь порадовал запуском нового сервиса «Электронный архив» - облачного SaaS-решения, которое поможет долгосрочно хранить электронные и отсканированные документы компании в электронном виде. Стать пользователем нового сервиса может любая организация, и крупная корпорация, и небольшая компания - сервис имеет удобный интерфейс и доступную стоимость.

«Электронный архив» - это не только систематизация и хранение как уже созданных электронных, так и отсканированных документов - он оснащен функцией, позволяющей автоматически формировать отчеты для налоговых проверок.

Подключение сервиса возможно через новый интернет-банк Сбербанк Бизнес Онлайн. Внедренный «Электронный архив» способствует получению клиентами интернет-банка для бизнеса всего спектра услуг, чтобы они могли перейти на безбумажный документооборот. Стоит напомнить, в Сбербанк Бизнес Онлайн уже есть сервисы, способствующие созданию документов в электронном виде (Конструктор документов) и обмену документацией (E-Invoicing), имеющей юридическую значимость.

По словам директора Дивизиона «Цифровой Корпоративный Банк» Сбербанка Евгения Колбина, обычное место хранения документации - это специально оборудованные архивы, при этом в любой момент, когда проходит налоговая проверка, может прийти запрос на нее из контролирующих органов. Поиск и учет документов отнимают у бухгалтера рабочее время. Как мы подсчитали, в среднем 2 часа ежедневно и около 40 рабочих дней в год. А «Электронный архив» избавит бухгалтерию от этой неприятной рутинной работы.

Например, сервис помогает с созданием единой базы финансовых документов, он обеспечит надежное их хранение и удаление с протоколом, когда сроки хранения истекут. Благодаря системе расширенных фильтров и удобной группировкой по папкам можно оперативно - в 5 раз быстрее найти нужный документ. Нельзя не сказать об интеграции «Электронного архива» с другими продуктами Сбербанк Бизнес Онлайн. Это относится, в частности, к сервису E-invoicing: мгновенный перенос подписанного документа в нужную папку, в которой на его поиск понадобится буквально пара секунд.

Новый сервис имеет важную особенность — возможность выгрузки необходимых документов по запросу налоговой. Электронный архив в автоматическом режиме формирует пакет документов в электронном виде, который сопровождает полная опись. Наличие такого функционала ведет к снижению количества ошибок при формировании отчетности компании, а значит, и рисков быть оштрафованной.

Второе важное преимущество представлено возможностью управлять правами доступа. Наличие гибких настроек гарантирует конфиденциальность всех документов и сохранность архивных дел. Благодаря системе, можно отследить действия каждого сотрудника в рамках предоставленных ему полномочий. Например, на удаление документов понадобятся доли секунды, если соблюдены все законодательные процедуры — каждое действие пользователя при этом записывается в историю работы с файлами.